Klachtenprocedure

Dolfijn Wellness doet haar uiterste best om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Mocht je desondanks toch niet tevreden zijn, dan kan je als vanzelfsprekend je klacht/en of opmerkingen aan ons mededelen. Natuurlijk behandelen we je klacht in vertrouwen en proberen we samen met jou in overleg tot een goede oplossing te komen. Dolfijn Wellness neemt daarbij de volgende procedure in acht.

Melding

1. Klachten dienen per mail of per post kenbaar gemaakt te worden bij Dolfijn Wellness.
2. Wanneer het probleem relatief eenvoudig is en snel op te lossen is dan kan je het ook telefonisch melden. Dolfijn Wellness zal dan binnen 7 dagen een oplossing voorstellen.
3. Dolfijn Wellness stuurt een klachtenmeldingsformulier naar de cursist nadat Dolfijn Wellness heeft vastgesteld waar de melding betrekking op heeft. De cursist vult het formulier in en stuurt deze per post of mail naar Dolfijn Wellness.
4. Dolfijn Wellness handelt, indien mogelijk, de melding direct af. Indien afhandeling niet direct mogelijk is, worden er nadere afspraken met de cursist gemaakt over de afhandeling van de melding.
5. De cursist meldt zijn ontevredenheid opnieuw bij Dolfijn Wellness, indien de melding niet naar tevredenheid is afgehandeld.
6. Dolfijn Wellness wijst de cursist op de mogelijkheid van het indienen van een klacht bij de Samenwerken yogadocenten Nederland en bespreekt met de cursist het formele traject van indiening van een klacht.

Indienen

1. Een klacht wordt altijd schriftelijk ingediend en ondertekend en bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.

Vraag het klachtenformulier via contact.

Vertrouwelijkheid

Bij Dolfijn Wellness wordt iedere klacht wordt altijd strikt vertrouwelijk behandeld. Geen verplichting tot behandeling

1. Dolfijn Wellness is niet verplicht de klacht te behandelen als:
a. een klacht die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
b. een klacht die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is of onderworpen is geweest.
c. het belang van de cursist( klager) of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is, dit ter beoordeling van de KlachtenCommissie.

2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de cursist (klager) zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.

Bevestiging

Dolfijn Wellness zendt binnen 7 werkdagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging aan de cursist( klager). De ontvangstbevestiging bevat ten minste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van de klacht.

Onderzoek klacht

Dolfijn Wellness verplicht zich een nader onderzoek te starten naar de ingediende klacht en streeft ernaar om binnen een redelijke termijn maatregelen te kunnen treffen waarmee cursist(de klager) kan instemmen. Binnen 7 werkdagen wordt er met de cursist(klager) gecorrespondeerd over de uitkomst van het onderzoek, het genomen besluit en eventuele vervolgacties.

Hoor en wederhoor

Dolfijn Wellness stelt de Cursist en eventueel andere betrokkenen in de gelegenheid te worden gehoord. Dolfijn Wellness maakt van het horen een verslag. Het verslag wordt toegezonden aan de betrokkenen en wordt gearchiveerd.

Afhandeling Klachten

1. Dolfijn Wellness handelt een klacht binnen acht weken na ontvangst af.
2. Dolfijn Wellness kan wegens bijzondere omstandigheden de afhandeling voor ten hoogste vier weken opschorten en doet hierover schriftelijk mededeling aan cursist(de klager). Er wordt een nieuwe termijn aangegeven waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting zal kunnen plaatsvinden.
3.Indien geschillen niet in onderling overleg kunnen worden beslecht, dan zal Dolfijn Wellness ervoor zorgen dat het geschil wordt voorgelegd aan een daartoe bevoegd mediator.
4. De klachtenprocedure is kosteloos. De eventuele kosten van (rechts)bijstand, reiskosten en andere kosten die partijen maken worden door hen zelf gedragen.

Mediationclausule

Bij een conflict kun je kiezen voor een juridische procedure, maar dit leidt vaak tot onnodige escalatie. Dolfijn Wellness kiest bij een conflict voor eigen verantwoordelijkheid en wil het samen met de andere partij oplossen.

De gekozen mediator is Corine van Zoelen info@deyogabusinesscoach.nl.
De mediator maakt van het horen een verslag. Het verslag wordt toegezonden aan de betrokkenen en wordt gearchiveerd.
Dolfijnwellness zal de uitspraken van Mevr. Corine van Zoelen respecteren.

Einde clausule

4.De consequenties welke volgen uit de uitspraak zullen door Dolfijn Wellness snel worden afgehandeld.

Kennisgeving, registratie en bewaartermijn

1. Dolfijn Wellness stelt de cursist (klager) schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en van de beslissing die hij daaraan verbindt.
2. Dolfijn Wellness draagt zorg voor registratie van de bij haar ingediende Klachten en bewaart de relevante stukken gedurende een jaar.